Was kostet Automatisierung wirklich?

Kostenübersicht nach Anbieter

Die Kosten für Automatisierungstools setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen: der monatlichen Lizenzgebühr, den Kosten pro ausgeführter Automation (bei volumenbasierten Anbietern), allfälligen Einrichtungskosten und den laufenden Betriebskosten. Im Folgenden schlüsseln wir die Preise der wichtigsten Anbieter auf — umgerechnet in Schweizer Franken und bezogen auf typische KMU-Anforderungen.

Zapier

Zapier bietet einen kostenlosen Plan mit 100 Aufgaben pro Monat und 5 Zaps (Automatisierungen). Für ein KMU reicht das in der Regel nicht aus. Der Starter-Plan beginnt bei rund CHF 20.— pro Monat (jährliche Zahlung) und umfasst 750 Aufgaben. Der Professional-Plan kostet CHF 50.— pro Monat und bietet 2'000 Aufgaben sowie mehrstufige Workflows. Für Betriebe mit höherem Volumen steigt der Preis schnell: 50'000 Aufgaben kosten bereits CHF 400.— monatlich.

Ein wichtiger Kostenfaktor bei Zapier: Jede einzelne Aktion zählt als Aufgabe. Ein Workflow, der aus einem Trigger und drei Aktionen besteht, verbraucht bei jeder Ausführung vier Aufgaben. Bei 60 Rechnungen pro Monat mit einem Dreischritt-Workflow sind das bereits 240 Aufgaben — nur für die Rechnungsautomatisierung. Hinzu kommen Terminbestätigungen, Mahnungen und andere Workflows. Schweizer KMU, die Zapier ernsthaft nutzen, landen schnell beim Professional- oder Team-Plan.

Make (ehemals Integromat)

Make ist deutlich günstiger als Zapier. Der kostenlose Plan bietet 1'000 Operationen pro Monat — das ist grosszügiger als Zapiers 100 Aufgaben. Der Core-Plan kostet ab CHF 10.— pro Monat und umfasst 10'000 Operationen. Der Pro-Plan für CHF 18.— bietet 10'000 Operationen plus erweiterte Funktionen wie Fehlerbehandlung und Prioritätsausführung.

Der Preisvorteil von Make gegenüber Zapier ist erheblich, insbesondere bei höheren Volumina. Für 100'000 Operationen zahlen Sie bei Make rund CHF 35.— pro Monat — bei Zapier wäre das ein Vielfaches. Allerdings sollten Sie den Einarbeitungsaufwand einkalkulieren. Make ist leistungsfähiger, aber auch komplexer als Zapier. Rechnen Sie mit 2–4 Stunden, um Ihren ersten Workflow korrekt einzurichten — und mit der Möglichkeit, dass Sie bei komplexen Szenarien externe Hilfe benötigen (CHF 120.— bis CHF 180.— pro Stunde für einen Make-Spezialisten in der Schweiz).

n8n (Open Source)

n8n ist die günstigste Option — zumindest auf den ersten Blick. Die Open-Source-Version ist kostenlos und kann auf einem eigenen Server betrieben werden. Ein Schweizer VPS (Virtual Private Server) kostet ab CHF 5.— pro Monat bei Anbietern wie Infomaniak oder Hetzner. Die n8n-Cloud-Version startet bei rund CHF 20.— pro Monat mit 5 aktiven Workflows.

Die versteckten Kosten liegen im Betrieb: Server-Wartung, Sicherheitsupdates, Backup-Management und Fehlerbehebung. Wenn Sie keinen IT-affinen Mitarbeitenden haben, der sich um die Infrastruktur kümmert, kommen schnell CHF 100.— bis CHF 200.— pro Monat an Wartungskosten hinzu — entweder als interne Arbeitszeit oder als externer IT-Dienstleister. Für technisch versierte Teams bleibt n8n dennoch die kostengünstigste Lösung, insbesondere bei sehr hohen Automatisierungsvolumina.

Power Automate

Power Automate ist in vielen Microsoft-365-Abos bereits enthalten — das macht es scheinbar kostenlos. Allerdings umfassen die inkludierten Lizenzen nur Standard-Konnektoren. Für Premium-Konnektoren (z. B. Anbindung an SAP, Salesforce oder benutzerdefinierte APIs) benötigen Sie das Power Automate Premium-Abo für CHF 15.— pro Benutzer und Monat. Für ein KMU mit 10 Benutzern sind das CHF 150.— monatlich. Die Process-Mining- und RPA-Funktionen (Robotic Process Automation) kosten zusätzlich CHF 40.— pro Benutzer und Monat. Für die meisten Schweizer KMU ist Power Automate vor allem dann sinnvoll, wenn sie bereits tief im Microsoft-Ökosystem stecken und die Standard-Konnektoren ausreichen.

Finito Pro

Finito Pro verfolgt einen anderen Preisansatz als die reinen Automatisierungsplattformen. Statt pro Operation oder pro Workflow zu berechnen, zahlen Sie einen festen monatlichen Betrag, der alle Funktionen umfasst — inklusive der eingebauten Automatisierungen. Das macht die Kosten planbar und eliminiert das Risiko unerwarteter Rechnungen bei steigendem Volumen.

Ein wesentlicher Vorteil: Bei Finito Pro sind Automatisierungen nur ein Teil des Gesamtpakets. Sie erhalten zusätzlich CRM, Auftragsmanagement, Zeiterfassung, Fakturierung und Reporting — alles in einem Tool. Wenn Sie diese Funktionen separat abdecken würden (z. B. CRM + Zeiterfassung + Rechnungstool + Zapier), kämen Sie schnell auf CHF 200.— bis CHF 400.— pro Monat. Finito Pro bietet das alles zu einem Bruchteil der Kosten. 14 Tage können Sie das Tool kostenlos und unverbindlich testen.

ROI-Berechnung: Ein konkretes Beispiel

Nehmen wir ein typisches Schweizer KMU mit 8 Mitarbeitenden: einen Malerbetrieb im Kanton Bern. Der Betrieb erstellt monatlich 40 Offerten, 50 Rechnungen und koordiniert rund 80 Termine. Die Bürokraft arbeitet 60 % — davon verbringt sie geschätzt 30 Stunden pro Monat mit Aufgaben, die sich automatisieren lassen.

Bei einem Stundensatz von CHF 34.— (inkl. Sozialabgaben) kosten diese manuellen Prozesse CHF 1'020.— pro Monat. Hinzu kommen indirekte Kosten: verlorene Aufträge durch zu langsame Offerten (geschätzt CHF 500.— pro Monat), Zahlungsverzögerungen durch fehlendes Mahnwesen (Zinskosten von rund CHF 200.— pro Monat) und Fehlerkorrekturen bei manuellen Rechnungen (rund CHF 150.— pro Monat). Die Gesamtkosten des Status quo belaufen sich auf etwa CHF 1'870.— pro Monat.

Mit Finito Pro sinken die Prozesskosten um geschätzt 60–70 %. Die Bürokraft verbringt statt 30 nur noch 10 Stunden pro Monat mit Administration (CHF 340.—). Offerten gehen schneller raus, der Zahlungsverzug sinkt, Fehler werden reduziert. Die Gesamtkosten nach Automatisierung: CHF 340.— Administration plus CHF 99.— Finito-Pro-Abo = CHF 439.—. Die monatliche Einsparung beträgt somit CHF 1'431.— — bei einer Investition von CHF 99.—. Der ROI liegt bei über 1'400 % im ersten Jahr.